📙📘👇👇🔺 آیا نوشتن گزارش پیشرفت پروژه، کاری بیهوده و کاغذبازی نیست؟کم نیستند کسانی که فکر می‌کنند گزارش پیشرفت کار پروژه، نوعی کاغذبازی است و کارفرما یا سرپرست، بیهوده چنین گزارشی را می‌خواهند. این افراد معمولاً گزارش پیشرفت کار را در حد از سر باز کردن، و بستن دهان کارفرما انجام می‌دهند.طبیعی است وقتی با چنین پیش‌فرضی گزارش خود را بنویسید، نتیجه‌ی چندانی هم از آن نمی‌گیرید و این باور در شما تقویت می‌شود که گزارش پیشرفت پروژه، واقعاً کاغذبازی است.اما نوشتن گزارش پیشرفت کار، فواید بسیاری دارد که در این‌جا به بعضی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:◀️ ایجاد آمادگی ذهنی برای کارفرما / سرپرست / مشتری: پروژه همیشه به خوبی پیش نمی‌رود. مشکلات و موانع بسیاری در مسیر شما پدید می‌آیند که ممکن است آن‌ها را پیش‌بینی نکرده باشید. اگر گزارش پیشرفت پروژه را به شکل منظم به کارفرما ندهید، ناگهان در اواخر پروژه کارفرما متوجه می‌شود که شما نمی‌توانید کار را به موقع تحویل دهید؛ یا این‌که به بودجه و منابع بیشتری نیاز دارید. این نوع «انحراف‌های غیرمنتظره» از برنامه‌ی پروژه، زمینه‌ی اعتراض، نارضایتی و بهانه‌جویی کارفرما/سرپرست/مشتری را فراهم می‌کند. اما وقتی در طول پروژه، به صورت منظم چنین گزارش‌هایی را تنظیم کرده و ارائه می‌دهید، دیگر چنین اتفاقی نمی‌افتد و حتی اگر مشکلی در کار پیش بیاید، راحت‌تر می‌توانید طرف مقابل را با خود همراه کنید.◀️ کمک به تصمیم‌سازی: کارفرما یا سرپرست یا هر کسی که باید در برابر او پاسخ‌گو باشید، در مقاطع مختلف باید درباره‌ی پروژه تصمیم بگیرد. مثلاً تصمیم بگیرد که بودجه‌ی فاز بعدی را چه زمانی در اختیار شما قرار دهد؛ یا این‌که زمان‌بندی اولیه را اصلاح و تعدیل کند. شما با تنظیم گزارش پیشرفت کار می‌توانید برای طرف مقابل تصمیم سازی کنید (تفاوت تصمیم گیری و تصمیم سازی).◀️ پیشگیری از درخواست‌های دیرهنگام: یکی از نارضایتی‌ها و دغدغه‌های مدیران پروژه، درخواست‌های دیرهنگام است. پروژه تمام شده یا به آخرین مرحله رسیده و کارفرما / سرپرست / مشتری، ناگهان یادش می‌افتد که باید تغییری در پروژه ایجاد شود. اگر گزارش پیشرفت کار را به صورت منظم بنویسید و ارائه کنید، بسیاری از این درخواست‌ها را زودتر دریافت خواهید کرد. حتی اگر چنین نشود، وقتی درخواست‌های دیرهنگام را روی میزتان می‌گذارند، قدرت چانه‌زنی بیشتری خواهید داشت (برای گرفتن مهلت یا پول بیشتر).◀️ کمک به حل تعارض‌های احتمالی: کمتر سندی به اندازه‌ی گزارش پیشرفت کار می‌تواند به افزایش شفافیت و شکل‌گیری ارتباط موثر کمک کند. بسیاری از اختلاف‌هایی که میان مدیر پروژه با دیگران به وجود می‌آید، ناشی از مستند نشدن فعالیت‌هاست. مدیران پروژه به سرعت یاد می‌گیرند که هماهنگی تلفنی و حضوری، بدون مستندسازی گفته‌ها و تعهدات، کاری دردسرساز است و حرف‌ها و قول‌ها و تعهدات، به سرعت فراموش یا انکار می‌شوند. اگر عادت کرده باشید گزارش پیشرفت کار را تنظیم و ارائه کنید، همیشه در هنگام تعارض‌ها و اختلاف‌ها، می‌توانید به عنوان شواهد، به آن‌ها استناد کرده و از حرف‌ها و ادعاهای خود به شکلی محکم دفاع کنید.منبع: مدرسه مدیریت پروژه @project_school👇👇📚 کانال تخصصی "عمران - معماری - مديريت ساخت و کنترل پروژه"⬆️ @Measuring_Knowledge_Group💐🌷